Indirizzato a

Segretarie e segretari di dirigenti P. A. con esperienza specifica nel ruolo, responsabili di segreteria.

Presentazione

DURATA
20 giorni, pari a 130 ore articolato in cinque moduli fruibili anche singolarmente.
Il titolo di Master può essere conseguito anche frequentando i cinque moduli nell’arco di un biennio

Programma

1° modulo (B413):

Processi e metodi per migliorare l’organizzazione delle attività nei servizi di segreteria

L’organizzazione del lavoro: dalla tradizione all’innovazione. La gestione efficiente ed efficace della risorsa informazione nelle sue diverse forme. Le attività tipiche di un servizio di segreteria. Come fornire un servizio di qualità attraverso il presidio delle fasi di analisi, pianificazione e controllo. La gestione del tempo e gli strumenti di programmazione. La gestione delle urgenze. Le aree di attività nella logica del lavorare per processo. L’archivio dal cartaceo al digitale. I cambiamenti dopo il protocollo informatico. La comunicazione telefonica efficace in entrata e in uscita. La comunicazione scritta e l’obiettivo di semplificare il linguaggio. L’organizzazione di eventi, riunioni, viaggi: il prima, durante e dopo. Il passaggio di consegne e la suddivisione delle attività. Le competenze da sviluppare per organizzare al meglio il lavoro nei servizi di segreteria.


2° modulo (B415):


Come migliorare i risultati del team di segreteria

Il responsabile di segreteria come agente del cambiamento in atto nella Pubblica Amministrazione. Le nuove sfide: la tensione ai risultati, l’orientamento al servizio, la capacità di innovazione, la flessibilità, la velocità nella risposta, la garanzia della qualità. Lavorare con le persone per far crescere le competenze e creare sinergie. Capire la cultura e il contesto di riferimento per attivare comportamenti efficaci. L’esigenza di creare un buon clima di lavoro per favorire il benessere organizzativo. Il team di segreteria come gruppo che garantisce il controllo del processo di lavoro e fornisce servizi di qualità. Il valore del lavoro in gruppo. Il rapporto tra gruppi diversi. Metodi per la soluzione dei problemi e l’analisi dei fattori critici. Le leve per la motivazione del team. Stili di leadership e di gestione di gruppi di lavoro. L’uso efficace della delega, quale strumento manageriale.


3° modulo (B414):


Le nuove competenze per l’efficacia dei servizi di segreteria nella Pubblica Amministrazione

I servizi di segreteria e il ruolo di supporto per lo sviluppo della capacità di innovazione richiesto oggi alla P.A. L’esigenza di migliorare la qualità dei servizi per dare risposte ad una società che cambia e che esprime bisogni complessi e diversificati. L’orientamento del servizio al cliente interno e la logica del lavorare per obiettivi. La ricerca del recupero dell’efficienza attraverso una razionale impiego delle risorse umane. L’analisi del ruolo, la capacità di innovazione e flessibilità e le nuove competenze necessarie per rispondere alle esigenze future. Il lavoro e l’equilibrio tra ruolo ricoperto e motivazione personale. I comportamenti di ruolo che aumentano l’efficacia nella relazione con il capo e i colleghi.

Lo sviluppo di una competenza chiave nella relazione interpersonale: la comunicazione consapevole. Il processo di comunicazione, gli ostacoli, l’ascolto attivo, la percezione interpersonale e spunti di miglioramento dello stile personale nelle dinamiche di comunicazione.


4° modulo (B362):


Collaborare con capi e colleghi: stili di comportamento

Le persone nei diversi ruoli: capi e collaboratori. La motivazione al lavoro: il cambiamento delle spinte motivazionali negli ultimi anni. Collaborare in qualità di capi o di dipendenti o di colleghi. Le diverse modalità di collaborazione e l’autodiagno­si del proprio stile. Gli stili di collaborazione: dal passivo all’attivo. Caratteristiche dei diversi stili di collaborazione. Le capacità e i valori distintivi del buon collaboratore: sapersi focalizzare sugli obiettivi, saper far bene le cose nei momenti criti­ci, cercare attività che diano valore aggiunto, sa­per­si creare una rete di relazioni, saper lavorare in gruppo, saper lavorare con un capo.

5° modulo (B361):


Coaching: tecniche di affiancamento per sviluppare le prestazioni dei colleghi

Come funziona il processo di apprendimento nell’adulto. La memoria, quando si apprende meglio, modelli di riferimento. I tre momenti importanti dell’affiancamento: acquisire consapevolezza, esplorare insieme, sperimentare. Le competenze da sviluppare per fare affiancamento. Tecniche di osservazione e di analisi, la capacità di fornire sostegno, la capacità di favorire lo scambio delle idee, la capacità dell’ascolto attivo, la capacità di delega, la capacità di fornire feed-back positivo e negativo. Il colloquio punto nodale del processo di affiancamento. Come aiutare le persone a superare i precedenti livelli di prestazione. Le verifiche del percorso di affiancamento.