Indirizzato a

- Giovani Segretarie neo-diplomate
- Coloro che si apprestano al lavoro di Segretaria dopo aver esercitato altre attività (impieghi amministrativi, Centralino, etc.)
- Segretarie che hanno un'esperienza aziendale non superiore ai due anni

Presentazione

PERCHÉ PARTECIPARE

- Questo corso vi permetterà di avere un quadro preciso delle attività segretariali e di tutti gli strumenti e i metodi necessari per svolgere questi compiti con estrema competenza e professionalità.
- La segretaria, per il suo ruolo, è il fulcro di efficienza, il perno su cui ruota l’intero team di lavoro e su cui far riferimento, sempre.
- Per entrare a pieno titolo in questa funzione e dare un vero contributo all’efficacia dell’organizzazione, è necessario sviluppare doti relazionali, capacità comunicative, abilità nella gestione delle informazioni, capacità organizzative: tutto quello che questo corso vi consentirà di apprendere.

COMPETENZE ACQUISITE

- svolgere l'attività segretariale con competenza e professionalità
- scegliere i comportamenti da adottare nelle diverse situazioni con una maggiore consapevolezza delle vostre capacità

ESERCITAZIONI PRATICHE

Il corso prevede:

- un’esercitazione per determinare le attese dal corso
- un lavoro personale per comprendere appieno il proprio ruolo
- un lavoro in sottogruppo per individuare i "Clienti" della Segreteria e determinarne le aspettative
- un'esercitazione sulle differenze percettive di diversi interlocutori
- un'esercitazione sulla differenza tra comunicazione ad una e a due vie
- un caso di lavoro sulla pianificazione delle attività in segreteria
- un caso di lavoro sulla comunicazione scritta
- il test di riflessione sulla gestione dell'archivio
- l’elaborazione di un piano d'azione per il miglioramento personale

Durata: 3 giorni

Programma

1- Definizione del ruolo di segretaria

- Compiti, competenze, comportamento: i tre punti focali che definiscono il ruolo
- Comprendere il funzionamento di un'azienda
- Il comportamento: l'immagine che diamo agli altri riflette l'azienda
- Conoscere se stessi per ricoprire con maggior soddisfazione il proprio ruolo
- Il test di autodiagnosi 'Io al lavoro'

2- Le competenze relazionali della segretaria

La comunicazione interpersonale
- Gli atteggiamenti e i comportamenti che influenzano la comunicazione
- I comportamenti più efficaci nelle relazioni interpersonali
- Gli ostacoli alla comunicazione: come superarli
I rapporti con il capo
- Come instaurare un rapporto positivo a seconda del metodo di lavoro del proprio capo
- Gli elementi chiave per avere la sua stima e fiducia: disponibilità, precisione, iniziativa
I rapporti con i colleghi e gli altri dirigenti
- Quale comportamento adottare nelle varie situazioni che si creano nell'ambiente di lavoro
- Dare e ricevere collaborazione
Le informazioni
- Essere informati e dare informazioni
- La discrezione: elemento importante nella vita aziendale
La comunicazione scritta
- Saper scrivere una circolare o una lettera sulla base di un appunto passato dal capo
- I nuovi stili di redazione di uno scritto
- Gli elementi da tenere sotto controllo
Comunicare al telefono
- Le tecniche per migliorare la comunicazione al telefono
- Le telefonate in entrata e quelle in uscita
- Pregi e difetti della comunicazione telefonica
- I punti chiave di una telefonata
- Il 'filtro' telefonico
- Saper prendere un messaggio
- Gestire le situazioni delicate

3- Sapersi organizzare: guadagnare in efficacia

L’organizzazione del lavoro
- Come fare per non dimenticare nulla e non perdere di vista i lavori iniziati e le scadenze
- Organizzare ogni giorno il proprio lavoro
- Pianificare e scegliere le priorità
- Utilizzare al meglio i mezzi a disposizione
- Come rendersi sempre più autonome nel proprio lavoro
Le riunioni e gli eventi
- L'organizzazione a monte: quali sono i punti da chiarire con il proprio capo
- Check list per essere sicure di aver previsto tutto
- Partecipare alla riunione: quali sono i compiti da svolgere durante il meeting e quali da effettuare in un secondo tempo
Organizzare un viaggio
- Come presentare all'interessato le variabili affinchè possa scegliere la più conveniente
- Tutto quello che bisogna prendere in esame perchè non abbia problemi: itinerari, mezzi di trasporto, alloggio, visti, valuta, ...

4- L’efficienza della segretaria

L'agenda
- Un prezioso alleato per la memoria
- Cosa e come annotare
- Gli appunti "datati" che danno credibilità
Gestire la posta in arrivo
- Criteri di gestione della posta
- Analisi della posta ricevuta
- Ricordare il mittente e i punti salienti del contenuto allo scopo di allenare la memoria a essere di aiuto a quella del capo
L'archivio dei documenti
- Tecniche di base per gestire un buon archivio
- Tipi e sistemi di classificazione
-Analizzare la classificazione e scegliere il metodo più adatto, secondo le necessità e il tipo di materiale, adottando un sistema consultabile da tutti

I PLUS

I partecipanti al corso riceveranno il Quaderno Cegos, un utile strumento di supporto all'applicazione pratica che consente, attraverso un book di esercizi, di continuare il percorso formativo anche una volta rientrati in azienda.