Indirizzato a

- Tutte le Segretarie e Assistenti coinvolte nella gestione progetti
- Tutte le Assistenti di Direzione chiamate a supportare il team di progetto
- Assistenti del Project Manager
- Tutti coloro che sono chiamati a svolgere un ruolo di supporto in progetti occasionali

Presentazione

PERCHÉ PARTECIPARE

I progetti aziendali in cui l'assistente ha un ruolo attivo e importante sono sempre più numerosi. Anche le attività che le vengono affidate sono sempre più mirate al risultato e al buon funzionamento dei progetti piuttosto che all'attività di back office. Questo corso è utile per apprendere i concetti fondamentali del Project Management e per acquisire quelle competenze essenziali per contribuire, in prima persona, alla riuscita dei progetti.

COMPETENZE ACQUISITE

- gli aspetti chiave della gestione per progetti
- il linguaggio e la cultura di progetto
- saper identificare i bisogni del capo progetto
- gestire la documentazione di progetto (report, verbali, comunicazioni)
- saper gestire le relazioni nel team e all’esterno
- far circolare e comunicare efficacemente le informazioni e la documentazione
- comprendere ed utilizzare gli strumenti di base del project management

ESERCITAZIONI PRATICHE

La realizzazione di un diagramma di GANTT e PERT per l’organizzazione di un evento complesso
Test di autovalutazione sulle competenze di Project Management

Durata: 2 giorni

Programma

1- Concetti di base di Project Management

- Cos’è un progetto
- Le interazioni con le attività dell’azienda
- La terminologia: PERT, GANTT, WBS, CBS, percorso critico
- Le fasi di un progetto e i milestones
- Le parti coinvolte
- Conoscere i principali strumenti di pianificazione e controllo avanzamento

2- Il ruolo dell’Assistente nella gestione del progetto

- Compiti e responsabilità
- Skill da sviluppare
- Fattori di riuscita
- Strumenti di supporto e meccanismi di comunicazione

3- Il supporto dell’assistente nella gestione delle diverse fasi di progetto

Fase d’avvio:
- supporto alla redazione di capitolato/allegati
- invio e gestione delle richieste d’offerta
- ricezione e archiviazione delle offerte
- tenuta corrispondenza rendiconti scambiati coi clienti
- revisioni di proposte
Fase di avanzamento:
- organizzazione operativa delle riunioni
- verbali
- acquisizione dati per l’avanzamento
- aggiornamento GANTT e PERT
- gestione della documentazione di progetto
- report e tableau de bord
Fase di chiusura:
- report finale
- archiviazioni documenti di progetto

4- Gli strumenti indispensabili per un’efficace attività di supporto

Strumenti di organizzazione:
- verbali
- sistemi di comunicazione
- wbs e schede attività
- la matrice di responsabilità
- lista di azioni
Strumenti di pianificazione e controllo:
- PERT
- GANTT
- milestones chart
- report controllo costi

5- Saper comunicare efficacemente le informazioni ai membri del team

Il ruolo della comunicazione nella gestione per progetti
Identificare le necessità di informazioni dei diversi membri del team
Preparare correttamente le informazioni necessarie
Inviarle ai destinatari nei tempi e nelle modalità necessarie

6- Gestire le relazioni con il team e verso l’esterno

Principi fondamentali di negoziazione e superamento dei conflitti
La comunicazione verso l’esterno

7- Cenni sui sistemi informativi di supporto all’attività dell’assistente